Die Bibliothek im Corona-Modus
Bücherfenster, Buchversand und deutlich mehr digitale Angebote: Die Bibliothek der DHBW Heidenheim reagierte schnell und mit vielen neuen Ideen auf die Coronakrise. Wie es dem Team dabei ergangen ist und welche Neuerungen noch kommen.
Das Bücherfenster in der Marienstraße.
Bücher, die zur Abholung vorbereitet werden.
Rückgabe der Bücher per Post.
Der Rückgabekasten für Bücher.
Wie können Studierende Bücher ausleihen und zurückgeben, wenn sie nicht in die Bibliothek dürfen? Auf diese Frage hat die Bibliothek der DHBW Heidenheim bereits kurz nachdem Mitte März Studierende und Mitarbeitende nach Hause geschickt wurden, um die Ausbreitung des Coronavirus entgegen zu wirken, mehrere kreative Antworten gefunden. Das Bibliotheksteam beschaffte zahlreiche E-Books, recherchierte neue Plattformen von anderen Verlagen und schrieb unzählige Anleitungen, wie Studierende über diese an ihre Bücher kommen. Außerdem bietet das fünfköpfige Team um Bibliotheksleiterin Martina Rübesam einen Bücherversand an. Studierende können so per E-Mail Bücher reservieren, die die Bibliotheksmitarbeiterinnen dann per Post verschicken. „Wir haben unsere Arbeitsabläufe schnell daran angepasst, dass die Studierenden die Bücher nicht mehr selbst vor Ort heraussuchen können und durch das Homeoffice sind wir im Team stärker digital vernetzt", berichtet Martina Rübesam. Doch vor allem die Bücherrückgabe sei am Anfang eine Herausforderung gewesen, da der Rückgabekasten nicht wetterfest ist und im geschlossenen Gebäude stehen muss. Der große Umfang an Buchrücksendung per Post lief nicht reibungslos.
Das Bücherfenster und wie es funktioniert
Die Bibliotheksmitarbeiterinnen reagierten darauf mit einer neuen und unkonventionellen Idee: Seit Mai gibt es das Bücherfenster in der Marienstraße 20 in Heidenheim. Über ein Fenster im Erdgeschoss können Studierende Bücher ausleihen und zurückbringen. Seit August können auch in der Wilhelmstraße 10 in Heidenheim Bücher über ein Fenster im Erdgeschoss ausgeliehen werden. Etwa 100 bis 120 Bücher gibt die Bibliothek so im Schnitt jede Woche aus und nochmal so viele werden von den Studierenden gebracht. "Vor allem am Anfang wurden fast doppelt so viele Bücher (etwa 200 pro Woche) über das Bücherfenster zurückgegeben", sagt Martina Rübesam, Leiterin der Bibliothek. Jetzt habe sich die Zahl eingependelt, variiere aber schon mal, je nachdem, ob Studierende Seminar-, Projekt- oder Bachelorarbeiten schreiben.
Um Bücher auszuleihen, müssen die Studierenden die Bücher per E-Mail reservieren. "An manchen Tagen sind es über 20 Anfragen an anderen nur 5. In einem Monat beantworten wir circa 250 Anfragen", beschreibt Rübesam den veränderten Arbeitsablauf. Der Paketversand hat sich im Schnitt auf sechs bis acht Pakete jeweils am Dienstag und Donnerstag reduziert. Zu Monatsbeginn sei es etwas mehr. Etwa 200 Pakete (mit anfangs maximal vier und mittlerweile maximal sechs Büchern) haben die Mitarbeiterinnen so seit Beginn des Buchversands verschickt.
"Ich bin sehr froh, so ein qualifiziertes, motiviertes und kreatives Team hinter mir zu haben"
"Alle Arbeitsabläufe zu koordinieren und innerhalb kürzester Zeit umzusetzen, stellt uns immer wieder vor Herausforderungen", sagt Rübesam. Denn die Bearbeitung des Buchversands und die Bereitstellung zur Abholung nehme viel Zeit in Anspruch und das neben den "üblichen" Tätigkeiten, wie zum Beispiel die Bestellungs- und Rechnungsbearbeitung, Einarbeitung von Büchern und Zeitschriften und Fernleihbestellungen. "Wir stehen schon sehr unter Zeitdruck, aber dadurch, dass es keinen Publikumsverkehr gibt, können wir unterbrechungsfreier an einer Sache arbeiten", beschreibt Rübesam die veränderte Situation. Dennoch sieht sie was ihr Team alles leistet und geleistet hat, "Ich bin sehr froh, so ein qualifiziertes, motiviertes und kreatives Team hinter mir zu haben", sagt die Bibliothekarin.
Um noch effizienter zu sein, informiert das Bibliotheksteam regelmäßig unter www.heidenheim.dhbw.de/bibliothek. "Es erleichtert unsere Arbeit sehr, wenn Studierende dort zuerst nachschauen, was momentan möglich ist und wie es funktioniert. Gerade beim Buchversand und der Buchabholung benötigen wir bestimmte Angaben, wenn diese alle in der Mailanfrage vorhanden sind, erleichtert uns das die Arbeit ungemein und wir können diese schneller bearbeiten", sagt Rübesam.
Auch in der Bibliothek sind Änderungen geplant, beispielsweise wurde ein wetterfester Rückgabekasten für den Außenbereich der Marienstraße beschafft, der seit Anfang September genutzt werden kann. Er befindet sich neben dem Eingang auf der Nordseite. Dort können Bücher rund um die Uhr zurückgegeben werden. Außerdem soll noch im September die Ausleihtheke in der Hauptbibliothek umgebaut werden. "Das ist der erste Schritt, die Bibliothek für Studierenden länger zu öffnen", so Rübesam.